シンガポールの会社機関で「会社秘書役」と呼ばれる、日本の会社では聞いたことのない機関がある。
別名、カンパニーセクレタリーと呼ばれるらしい。
日本でいうと司法書士が一番近いイメージかもしれない。
結論、この機関は知れば知るほど単なるサポートを超えた重要な役割を担う機関です。
会社秘書役の仕事とは
主な仕事は会社に関する書類の保管。もう少し具体的に話すと、取締役会の会議の準備と運営、議事録の管理、法的な文書の保管と更新、株主とのコミュニケーション、さらには規制機関（ACRA）への登記といった仕事である。また、会社の法的地位を維持するために必要な手続きの実施も含まれる。これには、企業の合法性を保ち、利害関係者の信頼を維持する上で重要な役割を果たしている。
誰ができるのか
結論、プライベートカンパニー（日本でいう非上場会社のイメージ）の秘書役であれば資格はなく誰でもできる。
だが、実際には会計や法務の専門知識を持つ個人が担当するケースが大半。具体的には、現地で日系企業の進出支援を行っている会計事務所などに依頼するのが一般的と考えてよいと思う。
特定の専門知識を持つ会社秘書サービスを提供する専門企業もあり、特に中小企業やスタートアップに利用されることが多い。重要なのは、適切な資格と経験を持ち、会社の運営と法的義務を理解していることである。
どうやって選任するの?
取締役会によって選任される。候補者は、その専門知識、経験、そして企業文化への適合性に基づいて選ばれる。中小企業では、外部の専門サービスを利用することも一般的。選任にあたっては、候補者が本当に会社秘書役を担当するに足る十分な信頼性と能力を持ち合わせているかを見極めることだろう。
会社秘書役としての付加価値とは
会社秘書が付加価値を出すためには、単に法的義務を遵守するだけでなく、組織の戦略的目標達成に積極的に貢献することが求められる。これには、ガバナンスのベストプラクティスの提案、リスク管理の強化、取締役会と経営陣との間の効果的なコミュニケーションの促進が含まれる。また、法律や規制の変更に対する迅速な対応や、新しいビジネス機会に関する洞察の提供も重要である。
任期はどれくらい？
シンガポールでは、会社秘書の任期に固定の規定はない。多くの企業では、会社秘書は定期的に業務の継続性を評価され、パフォーマンスに基づいて再任される。継続的な教育と専門知識の更新が求められることも多く、これによって長期にわたる役割の遂行が可能になる。
任されるための継続的な学習
会社秘書として成功するためには、継続的な学習と専門知識の更新が不可欠である。これには、法律、財務、コーポレートガバナンスの最新のトレンドと変更に関する情報を常に追いかけることが含まれる。プロフェッショナルな認証プログラムや研修に参加することで、専門知識を深め、業界内でのネットワーキングを強化することも重要である。このような継続的な教育は、会社秘書が自身の職務を効果的に遂行し、組織にとっての価値を最大化するために不可欠となる。
まとめ
日本ではほとんど馴染みのない会社秘書役であったが、その役割は非常に重要であることがわかった。
なにより会社の機密文書の管理を任せることになるので、その選任は慎重に行った方が良い。